POLITICA

La presente política está orientada a dar cumplimiento de las disposiciones previstas en los literales D, E y K del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, y con ello garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales recolectados e incluidos en las bases de datos que gestiona Legrand Colombia S.A. para el desarrollo de sus actividades dentro de su objeto social.

Se establece como política de Legrand Colombia SA dar cumplimiento a las regulaciones y principios que se encuentran contenidas en la mencionada ley, y son aplicables a los datos personales que se registran y que sean susceptibles de tratamiento por parte de Legrand Colombia SA. Hasta tanto la sociedad se regirá por el régimen de protección de datos personales establecidos por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.

A. Objeto

Esta política tiene por objeto dar cumplimiento al derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones personales que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos personales. Igualmente, los datos personales de contacto de usuarios cuando vayan a ser utilizados para fines de mercadeo o publicitarios en virtud de alianzas o convenios serán tratados siguiendo las previsiones la Ley.

B. Definiciones

Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en la presente política se asimilan las definiciones establecidas en el artículos 3 y 5 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

C. Alcance

La presente política aplica para clientes, proveedores, empleados y demás vinculados a la actividad económica de Legrand Colombia S.A.

Para todos los efectos se definen a continuación los siguientes aspectos conforme al Decreto 1377 de 2013:

  • Razón Social: Legrand Colombia S.A.
  • Domicilio y dirección: Calle 65 A No. 93-91 Zona Industrial Álamos Bogotá
  • Correo electrónico: servicio.cliente@legrand.com.co
  • Teléfonos: 4376713 – 4376714 – 018000 910 518 – 018000 912 817

D. Principios para el tratamiento de datos personales

Legrand Colombia S.A aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

  • Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos requeridos por Legrand Colombia S.A  obedecerá a la finalidad legítima de las actividades orientadas al cumplimiento de su objeto social, dentro del marco de la Constitución y la Ley.
  • Principio de libertad: Legrand Colombia S.A garantiza que la obtención y tratamiento de los datos personales recolectados en sus bases de datos se realizará únicamente bajo la autorización previa, expresa e informada del titular, igualmente se compromete a no divulgar los datos personales recolectados sin que medie autorización del titular.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento  por parte Legrand Colombia S.A será la entregada por cada una de las personas y se considera veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de transparencia: Legrand Colombia S.A garantiza a los titulares de datos personales que podrán a obtener del Responsable o de los Encargados del tratamiento, previa solicitud escrita, la información sobre los datos que reposen en las bases de datos que estén siendo tratadas.
  • Principio de seguridad: Legrand Colombia S.A tomará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos Legrand Colombia S.A deben garantizar la reserva de la información durante y después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

E. Aviso de privacidad

Legrand Colombia S.A. se compromete a regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión y protección de aquella información que se reciba a través de los diferentes canales de recolección de información, todo en el marco de la normatividad legal vigente, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, y demás normas concordantes, por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Los propietarios de los datos personales suministrados a la entidad, aceptan el tratamiento de los mismos y nos autorizan su uso cuando nos los proporcionan, a través de los diferentes medios o cuando navegan en nuestro sitio web de conformidad con los términos de esta política.

PROCEDIMIENTO

a. Autorización

Para la autorización, el almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia y tratamiento de datos personales requiere el consentimiento libre, expreso e informado del Titular de la información.

Los titulares de datos personales podrán dar su autorización a Legrand Colombia S.A para el tratamiento de los mismos, a través de cualquier documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento. La autorización será generada por Legrand Colombia S.A, y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

b. Procedimientos para consultas y reclamos

Para ejercer estos derechos el titular puede realizarlo por los siguientes medios:

  1. correo electrónico a: servicio.cliente@legrand.com.co
  2. Dirección: calle 65 a No 93 91 Bogotá Colombia.

Indicando lo siguiente:

  • Tipo de trámite que desea realizar: Conocer, solicitar, consultar, actualizar, rectificar o suprimir.
  • Nombre y número de cédula del solicitante.
  • Teléfono de Contacto.
  • Correo electrónico de contacto o dirección para envío de la respuesta.

DERECHOS

a. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  • Conocer, solicitar consulta, actualizar y rectificar sus datos personales a Legrand Colombia S.A en su calidad de Responsable y Encargado del tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Legrand Colombia S.A.
  • Ser informado por Legrand Colombia S.A respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiéndose agotado el trámite de consulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

b. Datos Sensibles

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por Legrand Colombia S.A, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

c. Datos de menores de edad

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse por parte de los padres de familia, representantes legales del menor o con su autorización.

DEBERES

a. Del responsable de la información

Legrand Colombia S.A designará un responsable de la administración de las bases de datos que contengan información personal y velará por el cumplimiento de los siguientes deberes que se enumeran a continuación; sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar las autorizaciones otorgadas por los Titulares en medio físico o digital.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de información.

b. De los encargados de la información

Legrand Colombia S.A o cualquiera de los encargados de esta política que asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho del Habeas Data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  • Actualizar las novedades sobre la información reportada por los titulares de los datos dentro de los (15) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

c. Seguridad de la información y medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Legrand Colombia S.A adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales registrados en las bases de datos.

RESPONSABLES Y ENCARGADOS

A. Responsable del tratamiento de información:

Gerente de servicio al cliente

B. Responsable del registro de bases de datos:

Jefe de Impuestos

C. Encargados del tratamiento de cada base de datos:

 

Clase de Datos Gerencia Encargada Cargo del Encargado
Nomina – Empleados(nomina) Recursos Humanos Jefe de personal
Proveedores(AS400+SIAP) Compras Gerente de compras
Clientes(AS400) Comercial Asistente comercial
Contactos comerciales(Sales Logix) Servicio al Cliente Jefe de Contac Center
Visitantes(Bitte Acces) Recursos Humanos Jefe de seguridad

La presente política entra en aplicación a partir del 8 de Junio de 2017. Las bases de datos tendrán una vigencia durante el tiempo en que Legrand Colombia S.A mantenga actividades comerciales en Colombia.